催款函作为企业债务追讨的核心法律文书，其格式规范性和法律效力对款项回收具有决定性影响。一份合格的催款函首先需要准确记载债务人的完整信息，包括企业全称、工商注册地址、法定代表人姓名及联系方式等基础资料，这些内容需与原始合同保持完全一致，任何细微差异都可能导致法律效力受损。

正文部分必须清晰列明欠款金额、欠款起止时间、合同编号及履约情况等关键要素。金额需到分，时间要具体到日，所有数据都应当有对应的合同条款或交易记录作为支撑。表述方式需保持专业严谨，避免模糊用语或概括性描述。

催款函的措辞风格需要把握专业性与礼节性的平衡。以“敬启者”作为开头，使用“贵司”等敬称，既体现对对方的尊重，又保持文件的正式性。避免使用带有威胁或侮辱性质的语言，但必须明确表达要求付款的立场。可适当引用相关合同条款或法律规定，增强文件的权威性和说服力。

邮寄方式的选择直接影响法律效力。建议优先采用EMS快递或挂号信等可追踪的邮寄方式，务必保留好邮寄凭证和签收记录。同时可通过电子邮件发送扫描件作为辅助证据。对于重要债权，建议办理公证送达手续，这样在后续诉讼程序中可直接作为有效证据使用。

催款工作应当遵循递进式原则。发送时语气可相对缓和，主要起提醒和确认作用；第二次需更加正式，明确付款期限和违约责任；第三次则应当表明将采取法律手段的立场。每次催款都要做好详细记录，建立完整的追讨档案。

诉讼时效是催款工作中的关键法律要素。根据民法典规定，普通诉讼时效为三年。发送具有法律效力的催款函可以中断诉讼时效，重新计算三年时间。因此必须确保在诉讼时效届满前完成有效送达，并妥善保管相关证据。

附件是催款函的重要组成部分。应当随函附上合同复印件、发票、对账单等证明文件，方便债务人核实欠款情况。所有附件都要编号并制作清单，在函中明确列出，确保文件的完整性和可查性。

针对不同性质的债务，催款策略应有所区别。对于长期合作客户的临时资金周转困难，可更多强调维护合作关系的意愿；对于明显恶意拖欠的客户，则需要着重强调法律后果和追责决心。事前了解债务人的经营状况和还款能力，有助于制定更有效的方案。

发出催款函后的跟进工作同样重要。要定期查询快递签收情况，确认对方是否收到文件。在合理期限后若未收到回复，应当通过电话联系确认收件情况。所有沟通都要详细记录时间、对接人员、沟通内容等信息，形成完整的跟踪记录。

实际操作中建议制作标准化模板，但要根据个案情况进行调整。模板应包含所有必要要素，同时留出填写具体信息的空间。使用统一的文号和格式，便于后续归档和管理。

当债务人提出异议时，要及时核实相关情况。若异议成立应立即更正并重新发送催款函；若异议不成立，要准备充分的证据进行合理解释。始终保持专业态度，避免情绪化回应。

对于重大债权追讨，可考虑委托专业律师起草或审核催款函。律师的专业意见能够确保文件的法律效力，同时在措辞和内容上更加严谨。虽然会增加一定成本，但对于大额欠款的追收是值得投入的。

催款函的保存和管理需要建立完善的制度。所有发出的函件都要保留复印件或扫描件，相关邮寄凭证要分类妥善保管。建议建立电子档案系统，便于查询统计和效果分析。

催款函仅是债务追收的手段之一，需要与其他方式配合使用。电话沟通、上门拜访、发送律师函等都可以根据实际情况选择采用。多种方式有机结合，才能有效提高款项回收的成功率。